Cliente liga, atende no Teams, resolve, e quando precisa conferir o que foi dito, não tem gravação. Fica o dito pelo não dito, promessa sem prova e retrabalho. Em vendas, suporte e cobrança isso custa tempo e dinheiro.
O que está acontecendo
Existem dois cenários diferentes no Microsoft Teams, e cada um tem um caminho:
- Reuniões/atendimentos no Teams Meetings: dá para gravar pelo próprio Teams e o arquivo fica no OneDrive/SharePoint.
- Ligações telefônicas (Teams Phone): para gravar automaticamente as chamadas do ramal, é preciso usar gravação de compliance com parceiro certificado e política que aplica a gravação ao usuário ou grupo.
Se hoje sua equipe só clica em “Iniciar gravação” quando lembra, você não tem padrão nem garantia. E se a dor é o telefone que não grava, o botão nativo não resolve, precisa de política e solução própria para isso.
Decida primeiro o objetivo
Antes de ligar qualquer recurso, defina por que gravar:
- Prova do que foi combinado: atender disputa com cliente sem virar novela.
- Qualidade e treinamento: ouvir amostras e corrigir abordagem.
- Exigência regulatória: setores que precisam registrar atendimento por política interna ou auditoria.
O objetivo define o que ativar, para quem e onde cada gravação vai ficar.
Para reuniões e atendimentos no Teams Meetings
Quando seu atendimento acontece em reunião do Teams (link de reunião, sala com cliente, demo), siga estes passos práticos:
- Habilite quem pode gravar: ajuste a política do Teams para permitir gravação aos grupos que atendem cliente. Assim, o botão aparece e funciona para quem precisa.
- Padronize onde salvar: a gravação de reunião vai para o OneDrive do organizador ou para a biblioteca do SharePoint do canal. Defina a pasta padrão por área e um padrão de nome simples, por exemplo AAAMMDD – Cliente – Assunto.
- Evite perder quando alguém sai: se a gravação ficar no OneDrive de uma pessoa, ela some quando a conta é desligada. Prefira reuniões em canais de equipe (o arquivo vai para o SharePoint do time) ou mova as gravações para uma biblioteca da área.
- Defina retenção: configure política de quanto tempo guardar e quem pode acessar. Isso evita lotar o storage e protege o conteúdo sensível.
- Treine o time: mostre como iniciar/encerrar a gravação e como localizar o arquivo no dia seguinte. Dois minutos de treino economizam horas de caça depois.
Referência oficial da Microsoft para gravação de reuniões no Teams: Cloud recording for Teams meetings.
Para ligações de telefone no Teams (Teams Phone)
Se a dor é o telefone do Teams que não grava, o caminho é outro. Para registrar todas as ligações de um setor (SAC, vendas, cobrança) sem depender do botão do usuário, é necessário:
- Escolher uma solução de compliance recording certificada: o Teams integra com parceiros aprovados para gravar chamadas de voz de forma automática e auditável.
- Aplicar policy-based recording: cria-se uma política que obriga a gravação para os usuários/filas certos. A partir daí, toda chamada é gravada conforme a regra, sem ação manual.
- Definir retenção e acesso: gravações ficam no cofre da solução de compliance, com trilha de auditoria e controle de quem pode ouvir, exportar e por quanto tempo.
- Testar com casos reais: faça ligações internas e externas, entrada por fila e por ramal direto, e valide se tudo ficou registrado.
Referência oficial da Microsoft sobre política de gravação para o Teams Phone: Policy-based recording for Teams.
Check-list para resolver hoje
Se seu atendimento é por reunião
- Defina quem precisa gravar e ajuste a política no Teams.
- Use canais de equipe para que as gravações fiquem no SharePoint do time.
- Crie a pasta padrão por área e um padrão de nomes.
- Configure retenção mínima e acesso por perfil.
- Faça um teste com um cliente interno e confirme que o arquivo aparece no lugar certo.
Se seu atendimento é por telefone
- Liste os setores que precisam de gravação automática.
- Escolha um parceiro certificado de compliance recording para Teams.
- Aplique a política de gravação aos usuários/filas desses setores.
- Valide: ligações internas, externas, recebidas e feitas.
Cuidados que evitam dor de cabeça
- Aviso de gravação: informe ao cliente que a chamada pode ser gravada, conforme sua política interna e orientação jurídica.
- Acesso restrito: gravação é dado sensível. Limite quem pode ouvir e registre auditoria.
- Headset e áudio: padronize os dispositivos. Microfone errado estraga gravação e gera reclamação.
- Espaço e custo: gravação ocupa espaço e pode ter custo do parceiro. Planeje antes de ligar para todo mundo.
Exemplo do dia a dia
Uma equipe de vendas marca demonstrações pelo Teams. Sem padrão, cada vendedor grava quando lembra, cada arquivo fica numa pasta diferente e, quando um sai da empresa, parte do histórico some. Com política de gravação habilitada para o time, reunião feita no canal do time e retenção definida, a gravação cai sempre na mesma biblioteca do SharePoint. Quando o cliente questiona um preço, você encontra o trecho em minutos e resolve sem alongar a discussão.
O que a Infordomínio faz por você
Nós mapeamos o seu atendimento, configuramos as políticas do Teams, integramos a solução de gravação de compliance quando for o caso e deixamos a rotina simples para o seu time. Você ganha rastreabilidade, treinamento melhor e menos disputa com cliente.
Quer parar de perder tempo procurando o que foi dito ao telefone ou na reunião? Fale com a Infordomínio. A gente cuida disso para a sua empresa.
